Come scrivere un messaggio di benvenuto hotel efficace che migliora l’esperienza e il fatturato

Hotel e ospitalità: perché il messaggio di benvenuto è così importante

Un messaggio di benvenuto può sembrare un semplice gesto, ma nei piccoli e medi hotel fa spesso la differenza tra una recensione positiva e una neutra. È il primo vero contatto personale tra struttura e ospite, dopo la prenotazione. Ma dove va inserito? Quando è meglio inviarlo? E soprattutto: cosa deve contenere?

Nel settore turistico, ogni dettaglio contribuisce all’esperienza dell’ospite. E il messaggio di benvenuto è uno di quei dettagli che, se curato, può anche aumentare il fatturato, fidelizzare i clienti e migliorare l’immagine del brand.

In questo articolo scoprirai come scrivere un messaggio di benvenuto efficace e aggiornato ai bisogni degli ospiti di oggi. Vedremo insieme cosa scrivere, quando inviarlo, come renderlo memorabile, e soprattutto quale impatto ha sulle performance della tua struttura.

Cosa si intende per messaggio di benvenuto in hotel?

Un messaggio di benvenuto in hotel è una comunicazione breve, pensata per accogliere l’ospite in modo cordiale e per fornirgli le prime informazioni utili sul soggiorno. Questo messaggio rappresenta uno dei momenti chiave dell’esperienza dell’ospite, perché è uno dei primi contatti diretti tra la struttura e il cliente dopo la prenotazione. Può assumere varie forme: un biglietto cartaceo lasciato sul comodino, una mail inviata prima dell’arrivo, un SMS, un messaggio WhatsApp o una notifica via app.

La forma può cambiare, ma l’obiettivo resta sempre lo stesso: far sentire l’ospite accolto, rassicurato e ben informato fin dal primo momento.

La comunicazione può essere inviata in diverse fasi del soggiorno:

• Prima dell’arrivo: per confermare la prenotazione, fornire indicazioni su come raggiungere la struttura, anticipare orari e servizi.
• Al check-in: come saluto ufficiale al momento dell’accoglienza.
• Dopo la sistemazione in camera: per fornire istruzioni pratiche (es. Wi-Fi, ristorante, orari) e mostrare disponibilità all’assistenza.

Un messaggio ben costruito è anche un ottimo strumento per avviare un dialogo, generare fiducia e creare un legame emotivo con l’ospite. Chi si sente accolto è più propenso a vivere un’esperienza positiva, a lasciarsi guidare, a utilizzare i servizi e – cosa fondamentale – a tornare.

Inoltre, il messaggio di benvenuto può svolgere un ruolo strategico: può ridurre le richieste ripetitive alla reception, semplificare i processi, e perfino stimolare l’acquisto di servizi extra. Se ben calibrato, contribuisce in modo diretto alla reputazione dell’hotel, alle recensioni online e al passaparola.

In sintesi: il messaggio di benvenuto non è solo un gesto di cortesia. È un vero e proprio strumento di marketing e fidelizzazione, che richiede cura, coerenza con l’identità della struttura e attenzione alle esigenze dell’ospite.

Perché è fondamentale? 4 motivi pratici

Un messaggio di benvenuto non è solo una formalità: è uno strumento strategico che può incidere concretamente sull’esperienza dell’ospite e sulle performance del tuo hotel o B&B. Vediamo quale valore aggiunto può portare nella gestione quotidiana dell’accoglienza.

1. Migliora la prima impressione

Chi arriva in hotel è spesso stanco, disorientato o stressato: ha affrontato un viaggio, un trasferimento, magari con ritardi o imprevisti. Il primo impatto con la struttura può influenzare profondamente la percezione dell’intero soggiorno.

Un messaggio di benvenuto, scritto con un tono cordiale e rassicurante, ha il potere di rasserenare l’ospite fin dal primo minuto. È un piccolo gesto che comunica attenzione, cura e presenza. Anche se semplice, ha un forte impatto emotivo: fa sentire il cliente accolto e riconosciuto, non un numero tra tanti.

In un mercato dove la fidelizzazione passa dalle emozioni, costruire un buon primo contatto significa gettare le basi per una relazione duratura.

2. Riduce le domande al front desk

Uno dei vantaggi più pratici del messaggio di benvenuto è che anticipa le domande più frequenti, riducendo il carico di lavoro della reception e migliorando l’efficienza del servizio.

Quando l’ospite riceve informazioni chiare e ben organizzate su:

• Orari di colazione, check-out, ristorante
• Password del Wi-Fi
• Disponibilità di servizi (palestra, piscina, navetta…)
• Numeri utili da contattare

…è meno incline a telefonare alla reception o a presentarsi con richieste che potevano essere evitate.

Questo si traduce in più tempo a disposizione per lo staff, che può dedicarsi a migliorare la qualità dell’accoglienza e gestire meglio eventuali criticità. Un vantaggio concreto, soprattutto per le strutture a conduzione familiare o con personale ridotto.

3. Promuove servizi extra

Il messaggio di benvenuto è anche un punto di contatto ideale per proporre in modo discreto e naturale alcuni servizi aggiuntivi, che possono aumentare il valore medio della prenotazione.

Molti ospiti, al momento della prenotazione online, si concentrano solo sul prezzo della camera, tralasciando altri elementi che potrebbero arricchire il soggiorno. Il messaggio diventa quindi un’occasione per riaccendere l’attenzione su esperienze e comfort extra, come:

• Cena al ristorante interno
• Aperitivo di benvenuto
• Accesso alla spa o a trattamenti benessere
• Servizi per famiglie
• Late check-out o upgrade di camera
• Tour ed escursioni in zona

Comunicati nel momento giusto, questi elementi non vengono percepiti come vendita, ma come valore aggiunto. Ed è proprio qui che un buon copy fa la differenza.

Se desideri approfondire queste logiche di ottimizzazione, puoi leggere anche questo articolo su Come aumentare il fatturato.

4. Aumenta il tasso di recensioni positive

Ultimo, ma non meno importante: un messaggio ben fatto può generare un impatto concreto sulle recensioni. Quando l’ospite percepisce attenzione, disponibilità e cura fin dai primi minuti, è più propenso a lasciare un commento positivo a fine soggiorno.

Non solo: se il messaggio include un invito esplicito alla comunicazione (“Per qualsiasi necessità, siamo a disposizione!”), l’ospite si sentirà autorizzato a segnalare piccoli disservizi prima di trasformarli in lamentele pubbliche.

Questo contribuisce a:

• Prevenire recensioni negative
• Migliorare il punteggio medio della struttura
• Rafforzare la reputazione online
• Aumentare il tasso di ritorno e il passaparola

In un contesto in cui oltre l’80% dei viaggiatori legge le recensioni prima di prenotare, ogni singolo messaggio può fare la differenza tra una nuova prenotazione e un’occasione persa.

Dove e come inviare il messaggio?

La modalità con cui invii il messaggio di benvenuto è importante quanto il contenuto stesso. Scegliere il canale giusto significa comunicare in modo coerente con l’identità della tua struttura, ma anche con le aspettative dell’ospite.

Ogni formato ha i suoi vantaggi. La scelta dipende da diversi fattori: chi è il tuo cliente ideale, dove si trova nel momento in cui riceve il messaggio, come preferisce comunicare e quale tipo di esperienza vuoi offrire.

Vediamo nel dettaglio le principali modalità:

Cartaceo in camera

È la forma più classica e tradizionale. Un biglietto cartaceo lasciato sul letto, sulla scrivania o accanto a un piccolo omaggio (es. biscotti, acqua, gadget locale) trasmette cura, eleganza e attenzione al dettaglio.

Aggiungere una firma del gestore o un messaggio scritto a mano rende tutto ancora più personale. Questo tipo di messaggio funziona particolarmente bene in:

• Hotel boutique
• B&B a conduzione familiare
• Strutture che puntano su un’atmosfera calda e autentica

È perfetto per creare una prima impressione emozionale e per stimolare la condivisione sui social (quanti ospiti fotografano il messaggio e lo postano?).

Digitale via email o SMS

L’invio digitale è il metodo più diffuso e versatile. L’email ti permette di comunicare in anticipo, magari il giorno prima del check-in, fornendo info utili come:

• Orari di arrivo
• Link a mappa o parcheggio
• Documenti da preparare
• Inviti a usare l’app o a esplorare i servizi

L’SMS, invece, è più immediato e leggibile ovunque, anche se ha limiti di spazio. Può essere utile per un messaggio veloce dopo il check-in o per ricordare un’informazione importante (“Ricorda che la colazione è servita fino alle 10”).

Questa modalità funziona bene con:

• Hotel business
• Clienti abituali
• Viaggiatori digitali

Attenzione: per essere efficace, il messaggio digitale deve essere ben impaginato, mobile-friendly e con tono diretto.

Via app o QR Code

Se la tua struttura utilizza un’app personalizzata o un servizio web dedicato, puoi veicolare il messaggio di benvenuto direttamente lì. In alternativa, puoi inserire un QR Code in camera (o alla reception) che, una volta scansionato, porta a una pagina con:

• Messaggio personalizzato
• Guida ai servizi dell’hotel
• Chat con lo staff
• Promozioni attive

Questa soluzione è ideale per:

• Hotel medio-grandi con servizi diversificati
• Strutture che puntano sulla digitalizzazione dell’esperienza
• Clienti smart e autonomi

Vantaggio: puoi aggiornare i contenuti in tempo reale, evitando errori o informazioni obsolete.

Svantaggio: non tutti gli ospiti scaricheranno l’app o scansioneranno il codice, quindi va sempre accompagnata da una forma più accessibile di comunicazione.

Sui social o via WhatsApp

Per strutture più informali, giovani e dinamiche, i canali social o WhatsApp possono diventare strumenti efficaci per dare il benvenuto.

Un messaggio via WhatsApp, ad esempio, può essere:

• Informale e diretto
• Immediato e visibile
• Bidirezionale (l’ospite può rispondere subito)

Questa modalità è particolarmente adatta per: B&B urbani

• Strutture che lavorano con viaggiatori giovani
• Hotel con una comunicazione “friendly” e rilassata

Attenzione però a non invadere la privacy. Chiedi sempre il consenso al trattamento dei dati per messaggi diretti.

Sui social invece, puoi inviare messaggi privati o usare contenuti pubblici per accogliere i nuovi ospiti e stimolare l’engagement. Anche in questo caso, è una leva utile per:

• Rafforzare il legame con il brand
• Incoraggiare recensioni e tag
• Fare branding in modo coerente e informale

👉 Se vuoi approfondire come queste strategie rientrano in una visione più ampia di gestione dei ricavi, ti consigliamo di esplorare la nostra guida al Revenue management per B&B e hotel.

Come deve essere un buon messaggio? Le 7 regole fondamentali

Un messaggio di benvenuto efficace è molto più di un semplice saluto. Deve trasmettere identità, valore e attenzione in pochi secondi. Ma come si scrive un buon messaggio? Quali elementi non devono mancare? E perché ogni parola conta?

Ecco le 7 regole fondamentali da seguire per scrivere un messaggio che sia davvero utile, apprezzato e, soprattutto, ricordato.

1. Personalizzato

La personalizzazione è la chiave. Usare il nome del cliente è il primo passo per creare un legame diretto e autentico.

Se l’ospite è già stato nella tua struttura, puoi scrivere “Bentornato/a [Nome], siamo felici di rivederti!”. Se ha prenotato un pacchetto romantico, menzionalo: “Abbiamo preparato per voi il pacchetto speciale per coppie, speriamo sia di vostro gradimento!”

Perché farlo? Perché l’ospite percepisce subito che il messaggio non è generico. Si sente visto, riconosciuto, accolto come persona e non come semplice prenotazione.

Dove puoi ottenere questi dati? Dal gestionale, dal PMS o dal tuo CRM. La tecnologia oggi permette anche a piccole strutture di creare messaggi altamente personalizzati con un minimo sforzo.

2. Breve e chiaro

Non serve scrivere tanto. Serve scrivere bene. Un buon messaggio di benvenuto si legge in pochi secondi, è diretto, comprensibile, e va dritto al punto.

Bastano 3-5 frasi semplici per dare il benvenuto, fornire le info essenziali e mostrare disponibilità. Evita frasi troppo lunghe, tecnicismi o informazioni superflue.

Per esempio:

“Caro [Nome], benvenuto a [Nome Hotel]! Il check-out è alle 11. Per qualsiasi necessità, siamo a disposizione h24 al numero [telefono]. Buon soggiorno!”

Questo approccio non solo rispetta il tempo dell’ospite, ma lo aiuta a trovare subito ciò che cerca.

3. Con tono positivo

Il tono fa la differenza. Un messaggio scritto in modo freddo o impersonale può annullare l’effetto dell’accoglienza.

Al contrario, un tono cordiale, sorridente e disponibile mette a proprio agio l’ospite, comunica attenzione e crea empatia.

Attenzione però: positivo non significa forzato. Il tono deve essere coerente con il posizionamento del tuo hotel. Se hai una struttura business, puoi essere formale ma comunque gentile. Se gestisci un B&B in campagna, puoi essere informale ma caloroso.

Esempio di tono positivo ma professionale:

“Siamo felici che abbiate scelto il nostro hotel. Il nostro team è a vostra disposizione per rendere il soggiorno il più piacevole possibile.”

4. Con informazioni utili

Il messaggio di benvenuto non deve solo accogliere, ma informare con chiarezza su ciò che serve all’ospite appena arrivato.

Inserisci sempre i dati essenziali:

• Orario di colazione e cena
• Check-out
• Password Wi-Fi
• Contatti utili (reception, emergenze)
• Indicazioni su dove trovare info aggiuntive (QR code, guida, app…)

Queste informazioni, se offerte subito, evitano disagi e migliorano la percezione del servizio. L’ospite si sente guidato e accompagnato, anche in autonomia.

5. Con un tocco umano

Un buon messaggio deve parlare come una persona, non come una macchina. Inserire una firma personale, un riferimento al territorio, o una frase amichevole è ciò che rende la comunicazione più umana.

Ad esempio:

“Buon soggiorno nella nostra amata città! Se ti servono consigli su dove mangiare o cosa visitare, siamo qui per te. – Marta, Reception Manager”

Questi dettagli fanno sentire il cliente parte di qualcosa, non solo di passaggio. Aiutano a costruire una relazione che va oltre il soggiorno.

6. Con elementi visivi curati

Se il messaggio è cartaceo, usa una carta piacevole, il logo della struttura, un font leggibile, e colori coerenti con il tuo brand. Se è digitale, assicurati che sia ottimizzato per la lettura da smartphone, con una formattazione ordinata e gradevole.

Un messaggio con una grafica trascurata o confusa rischia di dare un’impressione di scarsa attenzione, anche se il contenuto è corretto.

Ricorda: la comunicazione visiva parla prima delle parole. Una buona impaginazione può aumentare il tasso di lettura del tuo messaggio.

7. Con invito all’interazione

Infine, un messaggio di benvenuto non deve essere una comunicazione a senso unico. Invita sempre l’ospite a scriverti, a fare domande, a contattare la reception per qualsiasi necessità.

Un messaggio come:

“Se hai bisogno di qualcosa, scrivici pure su WhatsApp al numero [numero] – rispondiamo in pochi minuti!”

…non solo rassicura, ma apre un canale di comunicazione diretto. Questo aiuta a intercettare eventuali problemi prima che diventino reclami, e rafforza l’idea che l’ospite può contare su di te.

Quando inviarlo? Tempistiche consigliate

La tempistica del messaggio di benvenuto è cruciale per ottenere il massimo impatto sull’esperienza dell’ospite. Non si tratta solo di “cosa” scrivi, ma di quando lo fai. In ogni fase del soggiorno, il messaggio può avere un obiettivo diverso: accogliere, orientare, vendere, fidelizzare.

Vediamo quando inviare il messaggio di benvenuto e quale funzione può svolgere in ciascun momento della guest journey.

Pre-arrivo (circa 1 giorno prima)

Inviare un messaggio prima dell’arrivo è un’ottima prassi per anticipare i bisogni del cliente, confermare la prenotazione e iniziare a costruire il rapporto ancora prima che metta piede in struttura. In questo momento puoi:

• Ricordare l’orario di check-in
• Dare indicazioni su come raggiungere l’hotel
• Offrire link utili (es. parcheggio, navigazione, documenti)
• Proporre il download della tua app
• Invitare l’ospite a segnalare eventuali richieste particolari

Perché è importante?Perché riduce lo stress dell’arrivo e comunica professionalità. L’ospite sente che lo stai aspettando, che sei pronto ad accoglierlo e che nulla è lasciato al caso.

Esempio:

“Caro [Nome], non vediamo l’ora di darti il benvenuto domani! Il check-in è disponibile dalle 14. Qui trovi tutte le info utili: [link]. Scrivici se hai bisogno. A presto!”

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Subito dopo il check-in

Questa è forse la fase più strategica per inviare il messaggio di benvenuto. L’ospite ha appena varcato la soglia, è in camera, sta prendendo confidenza con lo spazio. In questo momento è più ricettivo alle prime impressioni.

In questo messaggio puoi:

• Ribadire orari e servizi base
• Inviare il link alla guida dell’hotel
• Offrire assistenza per eventuali dubbi
• Comunicare disponibilità dello staff
• Inserire link o QR code a servizi extra

Perché è importante?Perché ti consente di ridurre domande inutili, evitare che l’ospite si senta spaesato, e impostare un rapporto basato sulla disponibilità e sulla chiarezza.

Esempio:

“Benvenuto/a [Nome]! Speriamo che il viaggio sia andato bene. Qui trovi le info utili sul tuo soggiorno: Wi-Fi, orari, contatti. Per qualsiasi necessità, siamo sempre disponibili al [numero].”

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Durante il soggiorno (es. giorno 2)

Una volta che l’ospite si è ambientato, puoi utilizzare un messaggio di follow-up per verificare la sua soddisfazione o proporre servizi aggiuntivi.

Questa fase è ideale per:

• Offrire esperienze extra (es. massaggio, aperitivo, tour)
• Invitare a provare il ristorante o la spa
• Chiedere se tutto procede bene
• Anticipare eventuali richieste

Perché è importante?Perché dimostra attenzione continua e può generare nuove opportunità di fatturato. Inoltre, se ci sono piccoli problemi, puoi intervenire in tempo prima che diventino critiche.

Esempio:

“Ciao [Nome], tutto procede bene? Oggi abbiamo disponibilità per un massaggio relax o un aperitivo in terrazza. Scrivici se vuoi prenotare o se hai bisogno di qualcosa!”

📌 Questi momenti rientrano anche in una buona strategia tariffaria, dove servizi aggiuntivi diventano parte del valore percepito del soggiorno.

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Alla partenza

Il messaggio di benvenuto può trasformarsi in un messaggio di saluto e ringraziamento al momento della partenza. È l’occasione per:

• Ringraziare per la visita
• Ricordare l’orario del check-out
• Invitare a lasciare una recensione
• Offrire uno sconto per il prossimo soggiorno
• Suggerire di seguirti sui social o iscriversi alla newsletter

Perché è importante?Perché chiude il soggiorno con un gesto di cortesia e attenzione. Inoltre, se ben strutturato, può generare recensioni, ritorni e passaparola.

Esempio:

“Grazie [Nome] per aver soggiornato con noi! Il check-out è previsto entro le 11. Se ti sei trovato bene, ci farebbe piacere ricevere una recensione. A presto!”

In sintesi: quando inviare il messaggio?

Fase	Obiettivo	Tipo di contenuto
Pre-arrivo	Anticipare bisogni, confermare prenotazione	Orari, mappe, servizi, contatti
Dopo il check-in	Orientare e rassicurare	Info pratiche, Wi-Fi, disponibilità staff
Durante il soggiorno	Fidelizzare, proporre servizi extra	Promozioni, follow-up, offerte, sondaggio
Alla partenza	Salutare, generare feedback	Ringraziamento, invito alla recensione, sconto

📣 Ogni momento è un’occasione per rafforzare la relazione con l’ospite.Basta poco per trasformare un semplice soggiorno in un’esperienza memorabile.

Se vuoi integrare questi passaggi in una strategia completa, puoi valutare anche un servizio di consulenza per Hotel e revenue management mirato alla tua struttura.

Esempi pratici: 5 modelli da personalizzare

A volte bastano poche righe per comunicare in modo efficace. I messaggi di benvenuto devono essere semplici, ma non banali. Personalizzati, ma rapidi da scrivere. E soprattutto coerenti con lo stile e i valori della struttura. Ecco 5 esempi che puoi usare come base per creare i tuoi, adattandoli al contesto e al tipo di ospite.

1. Messaggio pre-arrivo: anticipare e rassicurare

Questo tipo di messaggio è utile per accogliere in anticipo, offrire indicazioni pratiche e creare aspettativa positiva. Aiuta a ridurre l’ansia del viaggio e mostra che ti stai preparando ad accogliere il cliente con attenzione.

“Caro [Nome], non vediamo l’ora di accoglierti domani! Il check-in è dalle 14. Se hai richieste particolari, rispondi a questa email. A presto! – Lo staff di [Hotel Nome]”

Puoi personalizzare il messaggio aggiungendo:

• Un link alla mappa per raggiungere l’hotel
• Le previsioni meteo locali
• Un consiglio su dove cenare la prima sera

👉 Ideale per: viaggiatori organizzati, famiglie, clienti business.

2. Messaggio post check-in: orientare e offrire supporto

Questo messaggio serve per accompagnare i primi momenti del soggiorno, dare un punto di riferimento, e far sapere che lo staff è disponibile. È una forma di accoglienza attiva, che rassicura e aiuta a orientarsi.

“Benvenuto/a [Nome]! Speriamo che il viaggio sia andato bene. In camera trovi tutte le info utili. Per qualsiasi necessità, il nostro team è disponibile h24.”

Puoi integrare il messaggio con:

• Orario della colazione
• Info sulla password del Wi-Fi
• Link a guida digitale della struttura

👉 Ideale per: soggiorni brevi, arrivi serali, ospiti internazionali.

3. Messaggio per clienti di ritorno: rafforzare il legame

Chi torna a soggiornare da te è già fidelizzato. Un messaggio personalizzato per un cliente abituale dimostra attenzione e costruisce un rapporto duraturo. È anche l’occasione per mostrare eventuali novità.

“Bentornato/a [Nome]! Siamo felici di rivederti. Abbiamo una nuova colazione con prodotti locali, speriamo ti piaccia! Come sempre, siamo qui per qualsiasi richiesta.”

Aggiunte utili:

• “Abbiamo riservato per te la camera preferita”
• “Ti abbiamo lasciato un piccolo pensiero in camera”
• “Se vuoi provare la nuova area wellness, chiedi in reception”

👉 Ideale per: clienti abituali, ospiti business, coppie che ritornano.

4. Messaggio per ospiti con animali: attenzione ai dettagli

Se accogli animali, il messaggio deve mostrare comprensione e cura per il benessere dell’amico a quattro zampe. Allo stesso tempo, deve ricordare con gentilezza alcune regole di convivenza.

“Ciao [Nome], benvenuti a te e al tuo amico a quattro zampe! In camera trovate ciotole e copertina. Ti chiediamo solo di tenerlo al guinzaglio nelle aree comuni.”

Altre info che puoi includere:

• Zone pet-friendly nei dintorni
• Numero del veterinario in caso di bisogno
• Servizi dedicati (es. dog-sitter, pet shop convenzionati)

👉 Ideale per: hotel pet-friendly, agriturismi, B&B in zone verdi.

5. Messaggio per famiglie: semplificare e coinvolgere

Le famiglie hanno esigenze specifiche. Un messaggio pensato per loro dimostra attenzione verso i bambini e offre subito punti di riferimento pratici.

“Ciao [Nome], siamo felici di ospitare la tua famiglia! In camera trovate info su attività per bambini e ristoranti kid-friendly. Buon soggiorno!”

Cosa aggiungere per renderlo più utile:

• Orari baby club o animazione (se presente)
• Disponibilità di seggioloni, culle, scalda biberon
• Mappa dei parchi giochi o attività per bambini in zona

👉 Ideale per: family hotel, strutture in località turistiche o mare/montagna.

Suggerimento extra

Vuoi rendere questi messaggi ancora più efficaci? Inseriscili in un sistema automatizzato ma personalizzabile, così da inviarli nei momenti giusti con poco sforzo. 📌 Puoi anche collegarli a strumenti di CRM o a una strategia più ampia. Scopri come farlo nella guida dedicata al Revenue management per hotel e B&B.

Cosa dice la strategia tariffaria?

Un messaggio di benvenuto ben scritto non è solo un gesto di cortesia: è uno strumento potente per sostenere e valorizzare la tua strategia tariffaria. Ogni prezzo racconta una storia, e se quella storia non viene spiegata, rischia di essere mal interpretata.

Molti ospiti, soprattutto quelli attenti al budget, giudicano il prezzo di una camera senza conoscere cosa realmente include. È qui che entra in gioco il messaggio di benvenuto: può aiutarti a comunicare il valore percepito del soggiorno e prevenire eventuali fraintendimenti.

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Come il messaggio rafforza il valore delle tariffe

Spiegare in modo chiaro cosa è incluso nel soggiorno non solo rende trasparente la comunicazione, ma giustifica il prezzo, rafforza la fiducia e migliora la soddisfazione del cliente. Questo è particolarmente importante nei periodi di alta stagione o quando applichi tariffe flessibili.

Ecco alcuni esempi di frasi che puoi inserire nel messaggio:

“La tua prenotazione include colazione a buffet, Wi-Fi gratuito in tutta la struttura e accesso illimitato alla nostra area relax.”

“Hai scelto il pacchetto ‘Weekend Romantico’: in camera troverai un omaggio speciale, e l’accesso alla spa è riservato per te dalle 18 alle 20.”

In questo modo, non solo informi, ma valorizzi l’esperienza. L’ospite percepisce di aver fatto una scelta vantaggiosa e si sente più soddisfatto fin da subito.

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Pacchetti e offerte: confermare i vantaggi

Se hai proposto tariffe speciali, offerte stagionali o pacchetti esperienziali, il messaggio di benvenuto è lo strumento perfetto per ricordare cosa comprende l’offerta. Questo:

• Rende l’esperienza più fluida e organizzata
• Evita equivoci alla reception (“ma la spa era inclusa?”)
• Migliora la coerenza tra promozione e accoglienza
• Rafforza l’immagine del brand come affidabile e professionale

📌 Non dare per scontato che l’ospite ricordi i dettagli della promozione: confermarli nel messaggio elimina ogni dubbio.

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Il messaggio come strumento di cross-selling

Un messaggio personalizzato può anche aiutare a proporre upgrade della tariffa con una comunicazione intelligente.Esempio:

“Se vuoi rendere il tuo soggiorno ancora più speciale, puoi richiedere il pacchetto ‘Colazione in camera’ o il late check-out al momento del check-in.”

Questo tipo di proposta non impone una vendita, ma apre una possibilità, dando all’ospite la sensazione di scegliere qualcosa di esclusivo.

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Messaggi differenti per tariffe differenti

Ricorda: non tutti i clienti sono uguali e non tutte le prenotazioni includono gli stessi servizi. Per questo è utile preparare messaggi diversi a seconda della tariffa selezionata.

Puoi creare:

• Un messaggio per chi ha scelto la tariffa base
• Uno per chi ha prenotato un pacchetto
• Uno per chi ha optato per la miglior tariffa disponibile (BAR)
• Un altro ancora per chi ha usufruito di una promo limitata

📌 Questo approccio permette di personalizzare l’esperienza fin da subito, aumentando il tasso di soddisfazione e la percezione di valore.

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Allineare comunicazione e pricing

Uno degli errori più comuni è non allineare la comunicazione con la strategia di prezzo.Il risultato? L’ospite percepisce il soggiorno come “caro” perché non è stato valorizzato correttamente ciò che ha ricevuto.

Un messaggio di benvenuto che elenca in modo chiaro i benefit inclusi:

• Rende il prezzo più giustificabile
• Riduce le contestazioni
• Migliora le recensioni

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Vuoi migliorare la tua strategia di prezzo?

Una strategia tariffaria ben strutturata parte da un’attenta analisi, ma si concretizza anche nella comunicazione efficace verso l’ospite, in ogni punto di contatto.

👉 Scopri come una buona strategia tariffaria può essere rafforzata dalla comunicazione personalizzata e diventare uno dei tuoi principali strumenti di conversione e fidelizzazione.

Il messaggio di benvenuto non giustifica solo il prezzo: ne racconta il valore. E quando l’ospite percepisce valore, è più propenso a tornare.

Chi deve scrivere e controllare il messaggio?

La responsabilità di scrivere e controllare il messaggio di benvenuto è un passaggio fondamentale per garantire coerenza, qualità e professionalità nella comunicazione con gli ospiti. Non basta scrivere due righe al volo: il messaggio rappresenta il tuo hotel, il tuo brand, la tua identità. E come ogni comunicazione ufficiale, va curata nei minimi dettagli.

Vediamo nel concreto chi dovrebbe occuparsene, come gestire il processo e perché è importante mantenerlo sempre aggiornato.

Se sei il titolare o gestore

Se gestisci direttamente la tua struttura – magari un piccolo hotel o un B&B a conduzione familiare – dovresti essere tu a redigere i testi standard del messaggio di benvenuto. Questo perché:

• Conosci meglio di chiunque altro il tono e lo stile della tua struttura
• Sai come parlare ai tuoi ospiti, perché li incontri ogni giorno
• Puoi personalizzare le comunicazioni in base alla stagione, agli eventi, agli aggiornamenti dei servizi

Dedica del tempo, anche solo una volta al mese, a rileggere i messaggi inviati, verificare che siano coerenti e fare eventuali modifiche. Ricorda: il modo in cui scrivi riflette il modo in cui accogli.

Se hai uno staff operativo

Se nella tua struttura lavora uno o più collaboratori, è importante fornire loro dei modelli chiari, già approvati e pronti all’uso. Questo evita errori, incoerenze e soprattutto spreco di tempo. Come procedere:

• Crea diverse versioni di messaggi standard (es. per check-in, clienti abituali, famiglie, ecc.)
• Condividile con lo staff in un documento chiaro e sempre accessibile
• Definisci quando e come devono essere usate
• Forma lo staff sull’importanza del tono e della coerenza

📌 Un’ottima pratica è quella di avere template preimpostati nelle email automatiche o nei sistemi di CRM, da personalizzare con nome, date e pochi dettagli ogni volta.

Cosa controllare sempre

Anche il messaggio più bello può diventare dannoso se contiene informazioni sbagliate o superate. Per questo è fondamentale controllare periodicamente:

• Ortografia e grammatica: errori banali danno un’immagine poco professionale.
• Tono di voce: deve essere coerente con il tuo posizionamento (familiare, elegante, business, giovane…).
• Informazioni aggiornate: orari, numeri di telefono, servizi disponibili, link funzionanti, regolamenti interni.

Un esempio? Se nel messaggio scrivi che la colazione è servita fino alle 10, ma in realtà chiude alle 9:30, l’ospite si sentirà disorientato o – peggio – ingannato.

La coerenza è tutto.

Perché tutto questo è importante?

Perché ogni messaggio è un punto di contatto tra te e l’ospite. E ogni contatto può migliorare – o peggiorare – la sua esperienza. Un messaggio:

• Confuso = ospite confuso
• Troppo generico = ospite poco coinvolto
• Aggiornato e personale = ospite soddisfatto e rassicurato

Una comunicazione trascurata trasmette trascuratezza anche nel servizio. Al contrario, un messaggio curato comunica attenzione, presenza, affidabilità. Tutte qualità che un ospite cerca quando sceglie dove soggiornare.

Consiglio pratico

Crea un calendario, anche semplice, con un controllo mensile dei messaggi automatici e dei testi predefiniti.Aggiorna le informazioni stagionali (orari, servizi, promozioni) e verifica che tutto sia ancora coerente con la tua offerta attuale.

👉 Vuoi migliorare la coerenza tra messaggio e strategia commerciale? Scopri come una consulenza personalizzata può aiutarti a ottimizzare ogni fase della comunicazione con l’ospite: Consulenza per Hotel e revenue management

Scrivere bene è accogliere meglio. E accogliere meglio significa fidelizzare di più.

Messaggio semplice, impatto concreto

Il messaggio di benvenuto è una delle armi più semplici ma potenti che puoi usare nel tuo hotel. Non costa nulla o quasi, ma ti fa guadagnare molto in termini di reputazione, relazione e revenue.

È uno strumento flessibile, che si adatta al tono e allo stile della tua struttura, e che puoi testare e migliorare nel tempo.

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Vuoi fare un test nella tua struttura? Inizia da un messaggio pre-arrivo personalizzato, invialo via email o WhatsApp e misura la risposta degli ospiti. Potresti sorprenderti dei risultati.