PMS negli hotel: perché tanti sistemi rallentano il lavoro

Il sistema PMS (Property Management System) è il cuore operativo di un hotel. È il software che gestisce prenotazioni, check-in, housekeeping, pagamenti, tariffe e comunicazione interna. In teoria, dovrebbe semplificare la vita. In pratica, molti piccoli e medi hotel si trovano a dover lottare ogni giorno con interfacce obsolete, lente e poco intuitive.

Ma cosa sta succedendo davvero nei reparti operativi? Chi lavora ogni giorno con questi sistemi conferma che la situazione è spesso frustrante. Un recente studio condotto da Cloudbeds e NYU Tisch Center ha messo nero su bianco un problema che molti vivevano già sulla propria pelle.

Cosa rivela il nuovo studio sulla frustrazione da PMS

Dove e come è stata condotta l’indagine

Lo studio ha raccolto le opinioni di 500 dipendenti del settore alberghiero in 5 paesi. Coinvolti sia manager che personale di front desk, housekeeping e revenue management. La ricerca ha analizzato l’usabilità dei PMS attualmente in uso negli hotel, rivelando un quadro preoccupante.

Quali problemi sono emersi?

Ecco cosa hanno riportato gli operatori:

• Interfacce datate e difficili da usare, soprattutto per chi non ha background tecnologici.
• Processi troppo manuali che rallentano le operazioni quotidiane.
• Lunga curva di apprendimento per i nuovi assunti, anche di mesi.
• Mancanza di integrazione con altri strumenti come CRM o sistemi di revenue management.

Tutti problemi che impattano direttamente sull’efficienza dell’hotel, sulla qualità del servizio offerto e sulla soddisfazione del personale.

Quando il PMS diventa un freno e non un alleato

Quale impatto reale hanno questi problemi sul lavoro?

L’inefficienza del PMS non è un dettaglio tecnico. È un problema strategico. Secondo lo studio:

• Il 38% degli operatori ha dichiarato che l’esperienza negativa con il PMS ha influito sulla decisione di lasciare il lavoro.
• Il 52% dei manager afferma che servono da 4 mesi a 3 anni perché un dipendente impari a usare bene il sistema.
• Gli errori dovuti alla poca usabilità rallentano i check-in e peggiorano l’esperienza del cliente.

Perché questo tema riguarda direttamente anche piccoli hotel e B&B

Molti pensano che solo le grandi catene possano permettersi sistemi efficienti. Ma l’usabilità e l’integrazione dei software non sono un lusso, sono una necessità anche per le piccole strutture.

Quando il personale è ridotto, ogni secondo risparmiato conta. Un PMS complicato moltiplica lo stress, allunga i tempi e rende difficile ogni mansione, anche la più semplice.

PMS obsoleti rallentano il lavoro del personale e peggiorano il servizio

Cosa dovrebbe offrire un PMS moderno e adatto agli hotel di oggi?

Non è il momento per lunghe valutazioni sulle soluzioni. Ma lo studio indica chiaramente quali caratteristiche servono oggi:

Un’interfaccia intuitiva

Dove si trova la funzione che cerco? Come posso fare un check-in in due clic? Se queste domande non trovano risposta immediata, qualcosa non funziona. Il sistema deve essere semplice come un’app per smartphone.

Automazione intelligente

Perché aggiornare manualmente le tariffe o assegnare le camere? Il sistema dovrebbe farlo in automatico. Le azioni ripetitive devono essere delegate alla tecnologia.

Integrazioni in tempo reale

Quale PMS comunica in modo fluido con il CRM, la contabilità o il channel manager? Senza integrazioni, i dati si perdono, si duplicano o si aggiornano male. E i fogli Excel tornano protagonisti.

Onboarding veloce

Come si forma un nuovo dipendente in pochi giorni, non mesi? Un buon sistema deve essere supportato da tutorial, assistenza e un’interfaccia autoesplicativa.

Dove cominciare a capire cosa serve davvero al proprio hotel?

Chi gestisce piccoli e medi hotel ha bisogno di capire quali leve muovere per migliorare l’efficienza. Un punto chiave da approfondire è il collegamento tra il PMS e la strategia di vendita. Un buon sistema può infatti aumentare il ricavo per ospite e ottimizzare la gestione delle tariffe.

Approfondisci qui: Revenue management per beb e hotel

Chi può aiutare gli hotel a fare scelte migliori?

In un contesto sempre più digitale e competitivo, molte strutture si affidano a professionisti esterni. Figure che aiutano a leggere i dati, selezionare gli strumenti adatti e costruire una strategia.

Qui puoi trovare maggiori informazioni: Consulenza per Hotel e revenue management

Un PMS moderno deve integrarsi con le dinamiche del revenue management. Tariffe dinamiche, differenziazione dei canali, segmentazione dei clienti: tutte queste attività richiedono un sistema centrale che funzioni davvero.

Come la scelta del PMS influisce sul fatturato

Non è solo una questione tecnica. La scelta di un sistema ben fatto può avere un impatto diretto sui risultati economici. Una gestione fluida permette di dedicare più tempo agli ospiti e meno ai problemi di sistema.

Scopri di più su come aumentare i ricavi: Come aumentare il fatturato

Qual è la connessione tra PMS e strategia tariffaria?

Uno dei limiti dei PMS più datati è l’incapacità di aggiornare in modo dinamico i prezzi in base alla domanda. Questo blocca la crescita. Un sistema moderno, invece, consente di applicare politiche tariffarie intelligenti.

Leggi l’approfondimento: Strategia tariffaria

Cosa devono fare oggi gli hotel?

Il problema è concreto e diffuso. Non si tratta di cambiare per moda. Si tratta di scegliere strumenti che permettano di lavorare meglio, formare il personale più velocemente, evitare errori e offrire un servizio più veloce e personalizzato.

Il PMS non è solo software: è una leva operativa e strategica. Ignorare le sue inefficienze oggi può costare caro domani. Chi guida piccoli e medi hotel deve porsi questa domanda: sto usando uno strumento che aiuta davvero il mio team, o lo sta rallentando ogni giorno?

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