Ottimizza la comunicazione pre-arrivo per hotel e turismo

Gli ospiti non sanno cosa aspettarsi

Molti ospiti arrivano con dubbi e insicurezze sul loro soggiorno. Dove parcheggiare? Come raggiungere l’hotel? Quali servizi sono disponibili? Questi interrogativi creano stress e possono abbassare le aspettative già prima dell’arrivo.

Frustrazione e insoddisfazione in aumento

Il mancato supporto pre-arrivo aggrava l’ansia degli ospiti, generando frustrazione. Quando gli ospiti percepiscono una mancanza di comunicazione, la loro fiducia nell’hotel diminuisce. Questo può tradursi in recensioni negative e riduzione delle prenotazioni future.

Creare un’esperienza di benvenuto impeccabile

Investire in una comunicazione pre-arrivo personalizzata riduce l’incertezza e migliora l’esperienza. Fornisci informazioni utili, promuovi servizi extra e anticipa domande frequenti. Un sistema CRM ben implementato ti consente di automatizzare tutto, aumentando la soddisfazione e costruendo rapporti duraturi con gli ospiti.

Come migliorare la comunicazione pre-arrivo per i tuoi ospiti

Perché è importante pianificare la comunicazione pre-arrivo? Questo momento cruciale permette agli hotel di piccoli e medi dimensioni di stabilire un rapporto diretto con i propri ospiti prima del soggiorno. Ecco come, quando e perché questa pratica può fare la differenza per il successo della tua struttura.

Perché la comunicazione pre-arrivo è fondamentale?

La comunicazione pre-arrivo non è solo un gesto di cortesia. Serve a creare un primo impatto positivo e a mettere le basi per un’esperienza indimenticabile. Sapere cosa aspettarsi aiuta gli ospiti a sentirsi più sicuri e benvenuti, aumentando la probabilità che tornino e consiglino il tuo hotel ad altri.

Inoltre, anticipare possibili domande o problemi evita malintesi e migliora la soddisfazione generale. Sapevi che oltre l’85% dei clienti apprezza una comunicazione proattiva da parte delle aziende? Questo dato sottolinea quanto sia essenziale mantenere il contatto con i tuoi ospiti.

Quando è il momento giusto per contattare gli ospiti?

Non tutte le comunicazioni hanno lo stesso impatto. Qual è il momento ideale per inviare un messaggio? In genere, ci sono due fasi principali:

• Una settimana prima dell’arrivo, per fornire informazioni utili come modalità di trasporto o eventi locali.
• Tre giorni prima del soggiorno, per promuovere upgrade di camere o servizi extra.

Evitare di inviare troppi messaggi in un’unica occasione è fondamentale per non sopraffare gli ospiti.

Messaggi personalizzati migliorano l’esperienza degli ospiti prima del soggiorno.

Come personalizzare i messaggi?

La personalizzazione è una delle chiavi per una comunicazione efficace. Chi sono i tuoi ospiti? Studia i dati a tua disposizione per segmentarli secondo:

• Preferenze personali: ad esempio richieste di camere silenziose o menu vegetariani.
• Origini e lingua: invia messaggi nella lingua madre dell’ospite.
• Motivo del soggiorno: consiglia attività romantiche per coppie o attrazioni per famiglie.

Questo livello di dettaglio non solo rende il messaggio più rilevante, ma costruisce fiducia e dimostra attenzione.

Quali informazioni includere?

Cosa desiderano sapere i tuoi ospiti? Concentrati su contenuti di valore, ad esempio:

• Come raggiungere l’hotel.
• Eventi o attrazioni locali.
• Servizi disponibili come il check-in anticipato.

Evita messaggi esclusivamente promozionali; l’obiettivo è aggiungere valore all’esperienza.

Il check-in digitale riduce i tempi di attesa e migliora l’esperienza degli ospiti.

Dove inviare i messaggi?

I canali di comunicazione giocano un ruolo chiave. Dove preferiscono ricevere informazioni i tuoi ospiti?

• Email: Ideale per conferme di prenotazione e informazioni dettagliate.
• WhatsApp o SMS: Perfetti per messaggi rapidi come promemoria di check-in o password Wi-Fi.

Utilizzare più canali aumenta le possibilità di raggiungere ogni ospite secondo le sue preferenze.

Come sfruttare l’automazione?

Gestire manualmente le comunicazioni per tutti gli ospiti può essere complicato. Come risolvere il problema? Usare un sistema di Customer Relationship Management (CRM) aiuta a:

• Automatizzare i messaggi in base a eventi specifici (prenotazione, arrivo, partenza).
• Risparmiare tempo per il personale, che potrà concentrarsi su interazioni dirette.

Anticipare problemi prima dell’arrivo

La comunicazione pre-arrivo offre anche l’opportunità di affrontare eventuali problematiche in anticipo. Avvisa i tuoi ospiti di eventuali lavori in corso o eventi che potrebbero influenzare il loro soggiorno. Questo approccio proattivo migliora la loro percezione e riduce il rischio di reclami.

Migliorare la comunicazione pre-arrivo può fare la differenza per fidelizzare i clienti e aumentare i ricavi. Sfrutta queste strategie per rendere ogni soggiorno un’esperienza memorabile. Per scoprire come ottimizzare il revenue management e altri aspetti strategici.