Quanto costa una camera occupata in hotel e perché è importante saperlo

p>Conoscere quanto costa una camera occupata in hotel significa capire quale spesa aggiuntiva sostiene la struttura ogni volta che vende e prepara una camera per un ospite. È un’informazione utile per valutare tariffe, promozioni, offerte last minute e redditività delle prenotazioni.

Il calcolo viene spesso indicato con la sigla CPOR, cioè Cost Per Occupied Room. Nella pratica, però, l’espressione può essere utilizzata con significati diversi: alcuni gestori considerano soltanto i costi variabili direttamente collegati al soggiorno, mentre altri dividono tutti i costi del reparto camere per il numero di camere occupate.

Questa distinzione è importante. Il costo incrementale necessario per ospitare un cliente non coincide con il costo medio complessivo della camera, perché una parte delle spese dell’hotel continua a esistere anche quando la camera rimane vuota.

Affitto o mutuo, assicurazioni, software, manutenzione programmata e parte del personale non scompaiono se una notte non viene venduta. Al contrario, lavanderia, prodotti di cortesia, pulizia e commissioni di vendita aumentano soprattutto quando arriva una nuova prenotazione.

Per prendere decisioni corrette è quindi utile calcolare separatamente:

• il costo variabile per camera occupata;
• il costo medio complessivo per camera occupata;
• il costo di acquisizione della prenotazione;
• il margine generato dalla tariffa venduta.

Confondere questi valori può portare a due errori opposti: vendere camere a prezzi che non coprono adeguatamente i costi oppure rifiutare prenotazioni che avrebbero comunque prodotto un margine positivo.

Che cos’è il CPOR

Il CPOR misura il costo sostenuto dalla struttura in relazione alle camere effettivamente occupate. Una definizione diffusa nel settore alberghiero lo calcola dividendo i costi operativi attribuiti al reparto camere per il numero delle camere occupate nello stesso periodo.

La formula generale è:

CPOR = costi considerati nel periodo / camere occupate nel periodo

La formula è semplice, ma il risultato cambia in base alle spese inserite nel numeratore. Per questo motivo, prima di confrontare il proprio CPOR con quello di un altro hotel, bisogna verificare che entrambi includano le stesse categorie di costo.

Le analisi del settore distinguono spesso il cost per occupied room dal costo per camera disponibile. CBRE, per esempio, utilizza CPOR e CPAR come indicatori per analizzare rispettivamente costi variabili e costi distribuiti sull’inventario disponibile. Questa distinzione aiuta a comprendere come le spese cambino al variare dell’occupazione. Fonte: CBRE Hotels Research.

Per un piccolo hotel o un B&B è consigliabile non affidarsi a un unico valore. Un calcolo operativo dovrebbe mostrare almeno il costo variabile della camera, mentre un secondo calcolo può distribuire anche i costi fissi per comprendere l’equilibrio economico complessivo.

Costi fissi e costi variabili di una camera

Il primo passaggio consiste nel separare le spese che dipendono dall’occupazione da quelle che la struttura sostiene indipendentemente dal numero di ospiti.

Costi variabili

I costi variabili aumentano quando la camera viene venduta o quando cresce il numero di persone ospitate. Non tutti si muovono in modo perfettamente proporzionale, ma sono direttamente influenzati dall’attività.

Tra le principali voci possono rientrare:

• lavaggio e sostituzione della biancheria;
• prodotti per la pulizia;
• prodotti di cortesia;
• consumi aggiuntivi di acqua ed energia;
• tempo di riassetto e pulizia della camera;
• colazione, quando inclusa nella tariffa;
• materiali monouso;
• commissioni OTA;
• commissioni dei sistemi di pagamento;
• eventuali servizi inclusi nel soggiorno.

Una ricerca accademica sulla contabilità delle strutture ricettive include tra i costi variabili della room division elementi come amenities e lavaggio della biancheria. La quantità utilizzata e il relativo prezzo unitario contribuiscono a determinare il costo della camera venduta. Fonte: Università Ca’ Foscari Venezia.

Costi fissi

I costi fissi non dipendono direttamente dalla vendita della singola notte. Devono essere sostenuti anche quando l’occupazione è bassa o nulla.

Possono comprendere:

• affitto, mutuo o ammortamento dell’immobile;
• assicurazioni;
• licenze e autorizzazioni;
• canoni di PMS, channel manager e altri software;
• manutenzione programmata;
• servizi amministrativi e contabili;
• parte del costo del personale stabile;
• connessione internet e telefonia;
• imposte e tributi non legati direttamente alle vendite;
• attività di marketing continuative.

La distinzione non è sempre netta. Il personale, per esempio, può avere una componente fissa e una variabile: una parte delle ore è necessaria per tenere aperta la struttura, mentre ulteriori turni possono dipendere dal livello di occupazione.

Anche l’energia presenta una componente di base, necessaria per illuminazione, impianti e aree comuni, e una parte incrementale legata all’uso della camera da parte dell’ospite.

Costo variabile e costo medio complessivo: due calcoli diversi

Per gestire correttamente le tariffe è utile evitare l’espressione generica “costo della camera” e specificare sempre quale risultato si sta calcolando.

Costo variabile per camera occupata

Il costo variabile indica quanto aumenta approssimativamente la spesa della struttura quando viene venduta una camera in più.

La formula è:

Costo variabile per camera occupata = costi variabili delle camere / camere occupate

Questo valore è particolarmente utile per valutare:

• una promozione sotto data;
• l’accettazione di una prenotazione last minute;
• una tariffa riservata a un gruppo;
• una proposta per un soggiorno lungo;
• l’apertura di un canale di vendita aggiuntivo.

Se la tariffa netta è superiore al costo variabile, la prenotazione genera almeno un contributo alla copertura dei costi fissi. Questo non significa che qualsiasi prezzo superiore al costo variabile sia una buona tariffa: significa soltanto che vendere può essere economicamente preferibile a lasciare la camera vuota, quando non esistono alternative più redditizie.

Costo medio complessivo per camera occupata

Il costo medio complessivo distribuisce sulle camere vendute anche le spese fisse della struttura.

La formula è:

Costo medio complessivo = costi totali della struttura / camere occupate

Questo valore serve per comprendere se, nell’arco del periodo considerato, i ricavi sono sufficienti a sostenere l’intera attività. È però molto sensibile all’occupazione.

Quando vengono vendute poche camere, i costi fissi vengono distribuiti su un numero ridotto di pernottamenti e il costo medio aumenta. Quando l’occupazione cresce, gli stessi costi vengono ripartiti su più camere e il valore medio può diminuire.

Per questo il costo medio complessivo non dovrebbe essere utilizzato da solo per decidere se accettare una singola prenotazione. Potrebbe far apparire antieconomica una vendita che, in realtà, contribuirebbe positivamente alla copertura delle spese fisse già sostenute.

Quali voci inserire nel costo variabile della camera

Pulizia e riassetto

Il costo della pulizia comprende il tempo del personale interno oppure il prezzo richiesto da un’impresa esterna. È opportuno distinguere la pulizia di partenza dal riassetto durante il soggiorno, perché comportano tempi e materiali differenti.

Nel caso di personale dipendente, il calcolo può partire dal costo orario aziendale e dal tempo medio necessario per preparare una camera. Non è sufficiente considerare la sola retribuzione netta: il costo aziendale comprende anche contributi e altri oneri.

Lavanderia e biancheria

Se la lavanderia è esterna, è possibile utilizzare il costo fatturato per set di lenzuola, asciugamani e altri articoli. Con una lavanderia interna occorre invece stimare detergenti, energia, acqua, personale, manutenzione e usura delle attrezzature.

Nel calcolo va considerata anche la frequenza dei cambi durante i soggiorni lunghi. Una prenotazione di più notti può avere un costo medio giornaliero inferiore rispetto a diversi soggiorni di una sola notte, perché alcune attività di partenza non vengono ripetute ogni giorno.

Prodotti di cortesia e materiali di consumo

Saponi, shampoo, carta igienica, acqua di benvenuto, capsule di caffè e altri materiali hanno un costo relativamente semplice da rilevare. È utile calcolare un consumo medio per camera o per ospite, evitando di assumere che ogni cliente utilizzi la stessa quantità.

Energia e acqua

Determinare con precisione il consumo della singola camera può essere difficile quando non esistono contatori separati. Si può comunque stimare la componente incrementale analizzando le differenze tra periodi con occupazione diversa.

Nel calcolo dovrebbero rientrare soprattutto i consumi aggiuntivi determinati dall’ospite, non l’intera bolletta dell’edificio. Le spese necessarie a mantenere operativa la struttura anche senza clienti appartengono infatti alla componente fissa o semi-fissa.

Colazione

Quando la colazione è inclusa, il costo deve essere attribuito alla camera occupata o, più precisamente, alla persona ospitata. Il food cost comprende gli alimenti effettivamente consumati e una quota ragionevole di sprechi.

Il costo del personale di sala e cucina può essere in parte fisso e in parte variabile. Aprire il servizio per pochi ospiti può generare un costo medio elevato, mentre a volumi maggiori alcune spese vengono distribuite su più coperti.

Commissioni di vendita

Le commissioni OTA e gli altri costi di acquisizione non sono costi fisici della camera, ma riducono il ricavo netto della prenotazione. Devono quindi essere inclusi quando si valuta la convenienza economica di una tariffa.

La commissione varia in base al canale, ai programmi commerciali, alle promozioni e ai servizi inclusi nella base di calcolo. È preferibile calcolarla sulla singola prenotazione o almeno per canale, evitando di applicare una percentuale media indistinta.

Costi di pagamento

Carte di credito, gateway di pagamento e incassi intermediati possono prevedere commissioni percentuali o fisse. Anche questi costi riducono il ricavo realmente disponibile.

Come calcolare il costo con un esempio pratico

Consideriamo una struttura che, in un mese, registra le seguenti spese variabili attribuite alle camere:

• pulizia e riassetto: 2.400 euro;
• lavanderia: 1.300 euro;
• prodotti di cortesia e materiali: 450 euro;
• consumi incrementali stimati: 700 euro;
• colazioni incluse: 1.500 euro;
• altri costi variabili: 350 euro.

Il totale dei costi variabili è pari a 6.700 euro. Se nello stesso mese sono state occupate 500 camere, il costo variabile medio è:

6.700 euro / 500 camere occupate = 13,40 euro per camera

Questo risultato non include necessariamente commissioni e costi di pagamento, perché dipendono dal canale attraverso il quale arriva la prenotazione.

Se una prenotazione OTA da 100 euro comporta una commissione ipotetica di 18 euro e costi di pagamento per 2 euro, il margine di contribuzione prima dei costi fissi diventa:

100 – 18 – 2 – 13,40 = 66,60 euro

Il dato non rappresenta l’utile netto della struttura. Indica quanto rimane per coprire personale fisso, affitto, software, manutenzione, imposte, ammortamenti e risultato economico.

Gli importi dell’esempio sono puramente illustrativi. Ogni hotel deve utilizzare i propri dati contabili e operativi, perché costi, servizi e organizzazione possono cambiare sensibilmente.

Il costo cambia in base al numero di ospiti

Una camera doppia occupata da una persona non ha necessariamente lo stesso costo di una camera occupata da due o più ospiti.

Alcune voci rimangono quasi invariate:

• tempo necessario per pulire il pavimento e il bagno;
• accensione dell’impianto di climatizzazione;
• procedure di check-in e amministrazione;
• preparazione generale della camera.

Altre aumentano con il numero delle persone:

• set di asciugamani;
• biancheria aggiuntiva;
• prodotti di cortesia;
• colazioni;
• consumi di acqua;
• eventuali servizi inclusi per ospite.

Per questo può essere utile distinguere un costo base per camera da un costo aggiuntivo per persona. Questa separazione aiuta anche a stabilire supplementi coerenti per il secondo, terzo o quarto ospite.

Il costo cambia in base alla durata del soggiorno

Un soggiorno di quattro notti non costa necessariamente quattro volte un soggiorno di una notte. Alcune attività vengono svolte una sola volta per prenotazione:

• check-in;
• check-out;
• pulizia completa di partenza;
• gestione amministrativa iniziale;
• commissioni fisse legate al pagamento.

Durante la permanenza possono invece essere previsti riassetti più leggeri, cambi di biancheria non quotidiani e consumi proporzionati al numero di notti.

Conoscere questa differenza permette di valutare in modo più preciso sconti per soggiorni lunghi e restrizioni di minimum stay. Una riduzione tariffaria può essere sostenibile quando il costo medio giornaliero della prenotazione diminuisce grazie alla minore frequenza dei cambi ospite.

Come usare il costo della camera nelle decisioni tariffarie

Definire una soglia operativa

Il costo variabile netto costituisce una soglia sotto la quale una vendita genera una perdita incrementale. Non rappresenta però la tariffa minima da pubblicare per tutta la stagione.

Una tariffa sostenibile deve contribuire anche alla copertura dei costi fissi e alla remunerazione dell’attività. Il prezzo basato soltanto sul costo rischia inoltre di ignorare domanda, concorrenza e valore percepito dal cliente.

Valutare offerte sotto data

Quando una camera rischia di rimanere invenduta e non esiste domanda alternativa, una tariffa inferiore al prezzo ordinario può comunque produrre un contributo positivo. La valutazione deve partire dal ricavo netto dopo commissioni, costi variabili e servizi inclusi.

Questa logica non giustifica ribassi automatici. Scontare troppo presto può ridurre il ricavo di camere che si sarebbero vendute a un prezzo superiore.

Confrontare i canali

Due prenotazioni con lo stesso prezzo lordo possono avere margini differenti. Una può arrivare direttamente senza costi pubblicitari attribuibili; l’altra può prevedere commissioni, sconti e condizioni promozionali.

Il confronto dovrebbe quindi utilizzare la tariffa netta e non soltanto il valore mostrato al cliente.

Valutare pacchetti e servizi inclusi

Parcheggio, colazione, accesso alla spa, transfer o altri servizi aumentano il valore percepito, ma generano costi. Prima di costruire un pacchetto è necessario stimare il costo marginale di ogni componente.

Un servizio può essere conveniente quando il valore attribuito dal cliente è superiore al costo sostenuto dalla struttura. Inserire indiscriminatamente servizi gratuiti rischia invece di ridurre il margine senza migliorare in modo significativo la conversione.

CPOR, ADR e margine di contribuzione

L’ADR indica il ricavo medio per camera occupata, ma non mostra quanto rimane dopo i costi. Per comprendere la qualità economica della vendita è utile confrontarlo con costo variabile e costo di acquisizione.

Una formula operativa semplificata può essere:

Margine di contribuzione per camera = tariffa netta – costo variabile per camera occupata

La tariffa netta è il ricavo dopo commissioni, sconti finanziati dalla struttura e costi direttamente legati all’acquisizione.

Esistono indicatori che cercano di integrare ricavi e costi variabili. L’ARPAR, per esempio, modifica il ricavo medio considerando costi variabili per camera occupata e ricavi accessori. Anche questo indicatore, tuttavia, non include necessariamente tutti i costi fissi della struttura. Fonte: Investopedia, metriche alberghiere.

Quanto spesso aggiornare il calcolo

Il costo della camera non dovrebbe essere calcolato una sola volta e mantenuto invariato per anni. Prezzi dell’energia, lavanderia, prodotti alimentari, personale e commissioni possono cambiare.

Una piccola struttura può effettuare una revisione completa almeno periodicamente e un controllo più frequente delle voci maggiormente variabili.

È opportuno aggiornare il calcolo quando:

• cambia il fornitore della lavanderia;
• viene modificato il servizio di colazione;
• aumentano sensibilmente energia o materiali;
• cambia l’organizzazione delle pulizie;
• viene attivato un nuovo canale di vendita;
• si introducono servizi inclusi nella tariffa;
• la struttura modifica il livello di servizio;
• vengono rinnovate camere o dotazioni.

Errori frequenti nel calcolo del costo di una camera

Dividere tutti i costi per le camere occupate senza distinguere le finalità

Il risultato può essere utile per valutare il costo medio complessivo, ma non descrive il costo incrementale della singola vendita. I due valori devono essere mantenuti separati.

Escludere le commissioni

Una tariffa apparentemente elevata può lasciare un margine inferiore dopo commissioni, promozioni e costi di pagamento.

Utilizzare stime non aggiornate

Prezzi storici di lavanderia, energia o colazione possono sottostimare il costo corrente e rendere poco attendibile la valutazione delle offerte.

Considerare il costo come unico criterio di pricing

Il prezzo non dipende soltanto dalle spese. Domanda, disponibilità, anticipo, concorrenza, reputazione e valore percepito incidono sulla tariffa sostenibile.

Non distinguere camera e persona

Parte dei costi dipende dalla camera, mentre altre voci crescono in base al numero di ospiti. Un unico valore medio può essere insufficiente per camere familiari o occupazioni multiple.

Ignorare la durata del soggiorno

I soggiorni lunghi possono presentare un costo giornaliero differente perché alcune attività vengono svolte una sola volta per prenotazione.

Confondere margine di contribuzione e utile

Il margine dopo i costi variabili deve ancora coprire spese fisse, ammortamenti, imposte e remunerazione dell’impresa. Non rappresenta l’utile netto della camera.

Un metodo pratico per una piccola struttura

Per iniziare è possibile creare un foglio di calcolo con quattro sezioni:

• costi per camera: pulizia, lavanderia, amenities e consumi medi;
• costi per ospite: colazione, biancheria aggiuntiva e servizi individuali;
• costi per prenotazione: check-in, pagamento ed eventuali costi fissi di acquisizione;
• costi percentuali: commissioni OTA, gateway e promozioni.

Per ogni prenotazione tipo si può quindi calcolare:

• ricavo lordo;
• costi di distribuzione;
• costi variabili del soggiorno;
• ricavo netto;
• margine di contribuzione;
• margine medio per notte.

È utile creare almeno alcuni scenari: prenotazione diretta di una notte, prenotazione OTA, soggiorno lungo, camera singola, camera doppia e pacchetto con colazione o altri servizi.

In questo modo il costo non rimane un dato teorico, ma diventa uno strumento concreto per valutare tariffe e condizioni commerciali.

Conclusioni: conoscere il costo per proteggere il margine

Sapere quanto costa una camera occupata in hotel non significa ricavare una tariffa automatica. Significa comprendere quale parte del prezzo viene assorbita dall’erogazione del soggiorno, dalla distribuzione e dalla struttura dei costi.

Il dato più utile per le decisioni sotto data è il costo variabile della camera, perché mostra quanto costa accogliere un ospite in più. Il costo medio complessivo serve invece per valutare la sostenibilità economica dell’attività nel periodo.

I due valori rispondono a domande differenti e non devono essere confusi. Una prenotazione può contribuire positivamente ai costi fissi anche quando la tariffa è inferiore al costo medio complessivo. Allo stesso tempo, vendere stabilmente poco sopra il costo variabile non consente di sostenere l’intera struttura.

Il takeaway operativo è costruire un calcolo semplice, aggiornabile e basato sui dati reali dell’hotel. Separare costi fissi, variabili, costi per ospite e costi di distribuzione permette di valutare con maggiore precisione promozioni, pacchetti, soggiorni lunghi e canali di vendita.

La fonte di partenza propone un’analisi delle principali voci che compongono il costo di una camera occupata e del loro utilizzo nelle decisioni di gestione e revenue management. È consultabile nell’approfondimento pubblicato da Riccardo Peccianti.